Az Univerzál Beszerző Kft. (székhely: 1114 Budapest, Hamzsabégi út 37., cégjegyzékszám: 01-09-336252; a továbbiakban: Társaság) belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet, amelynek keretei között a Társaság munkavállalói, valamint a Társasággal szerződéses viszonyban álló, vagy olyan személyek tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához vagy megszüntetéséhez méltányolható jogos érdekük fűződik (a továbbiakban: Bejelentő).

A Bejelentő bejelentését kétféle módon teheti meg, kizárólag írásban:

a) elektronikus úton a Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. e-mail címen,

b) papír alapon az Univerzál Beszerző Kft. (a továbbiakban: Társaság) mindenkori székhelycímére címzett levélben, postai úton.

A Társaság a Bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert nem használ. A bejelentés szóbeli megtételére nincs lehetőség.

A bejelentés megtételekor a Bejelentő nevét, lakcímét és elérhetőségét (e-mail cím) kell megadni. A bejelentés név nélkül, anonim módon is megtehető, ám ilyen esetben a bejelentés vizsgálata mellőzhető.

A visszaélés gyanújának bejelentéséhez a Bejelentőnek lehetőség szerint a visszaélés-bejelentési nyomtatványt (a továbbiakban: Nyomtatvány) kell kitöltenie a rendelkezésére álló adatok alapján, és nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen, valós tények és információk közlésével teszi, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

A Nyomtatvány használata a bejelentés megtételének nem kizárólagos kelléke, vagyis a bejelentés bármilyen módon, írásban megtehető azzal, hogy a jóhiszeműségre vonatkozó nyilatkozat megtétele minden esetben kötelező tartalmi elem, ennek hiányában a Társaság a bejelentést érdemi vizsgálat nélkül elutasítja.

A bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kell kivizsgálni, amely határidőtől - név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével - csak különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni.

A Társaság a Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

1. a) a Bejelentőnek és
2. b) annak a személynek:
3. ba) akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
4. bb) aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet

a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatait - ideértve a különleges adatokat és a bűnügyi személyes adatokat is - kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelheti.

A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a fentiekbe nem tartozó személyes adatokat.

A jogi személy bejelentő a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.

A Bejelentő személyazonosságát a Társaság a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli.

A Visszaélés-bejelentési rendszer úgy kerül kialakításra, hogy a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más ne ismerhesse meg.

Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 (hatvan) napon belül törölni kell.

Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor - ideértve a Bejelentővel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is - a bejelentésre vonatkozó adatokat a bejelentési rendszer keretei között legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.

A bejelentés kivizsgálásáról és annak eredményéről vagy annak mellőzéséről a bejelentésben érintettek írásban kerülnek tájékoztatásra.